中小型企业年会的筹办流程

年底，各个公司开始筹办年会，对于中小型企业来说，企业年会基本上都是由行政/市场等职工来筹办进行的。那么如何筹办一场丰富多彩的年会呢？

小编作为过来人，可以为大家指导一二，希望能帮到大家。

与上级确定本次年会的预算，以及主要环节有哪些。

需要确定的年会的6大重要环节有：宴席、表彰评优、节目表演、抽奖、游戏互动、企业文化展示等。

宴席环节

1、人数：参加员工人数，是否邀请员工家属，领导家属、合作单位的嘉宾等。

2、宴席餐标：十人桌至少12道菜，含汤；12人桌需要14道菜左右；（果盘除外）主桌的菜单可相应丰盛一些，年会主桌原则安排一桌，可安排大桌，18人的桌，猜的份量也相应多一些。

3、酒店的选定，根据参与人员数量、是否需要舞台灯光、以及上级要求标准，预定合适的酒店以及相应预算的餐费标准。

4、（建议酒水和饮料自行采购，可联系当地饮料厂家进行赞助，于年会当日送至酒店）

表彰评优环节

1、评优表彰环节，交由人事部经理筹备，在撰写主持稿与定制晚会流程与分工表前将表彰人员与奖项设置告知主持人。

2、获奖致辞的安排，应提前告知已获奖的员工，好做充分准备。

3、获奖证书与奖金，应提前购买好证书封面，证书内页需要的相应内容。

4、获奖致辞时背景LED投放的幻灯片，或者FLASH内容制作，可以用PPT，也可以用视频格式，录制员工平时工作的身影。

节目表演环节

1、根据预算以及领导要求，决定是否需要专业灯光，追光灯，烟雾机、泡泡机，地灯等设备，然后找有相关设备的酒店宴会厅和拍摄人员。

2、酒店舞台的搭建，至少50公分以上的高度，否则后排的人员没办法观看。

3、告知所有部门出节目，如有走秀节目，还应提前告知酒店需要搭T台。

4、节目的选定应涵括：语言类小品相声多个，独唱最多一个，合唱一个，群舞，独舞，乐器类演奏，合唱，搞笑类例如串烧，反串等元素来带动现场气氛，否则冷场太多很难把控，演出顺序应安排好，如有一个演员多个节目的要注意留够换衣服的时间。

5、节目选定后，应立即去道具服装店租舞台服装，尽早落定交定金。

6、主持人的落定，原则是一男一女，也可多个组合。男主持人服装以正统西装搭配领结或领带，女主持则选晚礼服，亮色长裙最佳。

7、提前约好化妆师，落实需要化妆的人数后，然后定几位化妆师。并制作一份化妆人员名单，备注上节目单顺序以及妆容要求。

抽奖环节

1、抽奖的总体预算需知晓，确定奖品由那几个环节需要，例如：抽奖、特邀嘉宾奖品、演员奖品、游戏环节奖品等，分配好比例。

 主要确定现场参与抽奖的所有人员人数，以及中奖几率，例如：抽奖预算20000元，人数200人，获奖几率50%，奖品数就是100个。100个奖品总花费20000元。100个奖分为6个奖项，一二三四五六等奖设置好相应的奖品数。

2、奖品的采办，至少需要提前一个月进行。（可以让供应商赞助相应的部分）

3、确定特邀嘉宾是否有礼物，演员是否有额外的礼品。然后从预算中扣除，再做规划。

4、奖品设置，举例说明：湛江慈铭体检2014年年会奖品设置如下；一等奖IPADmini一台，二等奖红米手机两台，三等奖格兰仕电烤箱3台，四等奖电炖盅5台，五等奖干衣机10台，六等奖睡袋20个，安慰奖不锈钢保温杯一个。

游戏互动环节

1、提前安排好暖场用的互动游戏，规则主持人以及场控人员需要知晓。

2、游戏用道具，椅子，气球、绳子登道具交由道具组负责。

3、互动游戏环节的设定，如果正常晚会把控较好，可按照计划实行，如果出现冷场或者多人离现场的时候，可优先安排，这点需要主持人的控场能力配合。

4、游戏环节可相应准备一些小礼品，例如：钢笔、水杯、笔记本、U盘、充电宝等。

企业文化展示

1、年会背景强喷画，LED屏幕播放内容，投影仪播放的说明。

2、宴会厅走廊两旁设置文化墙供合影，可做成KT板，印上这一年公司组织的活动，员工风采，公益活动，领袖风范，荣誉证书等内容。

3、祝福墙，如有赞助商可提供，制作相应简单一些，在响应企业文化的同时，员工签字留下祝福，或者画一颗大树，贴上树叶形状的便贴纸，上边写满祝福语也不错。

4、签到处设置：签到本可自行制作，印有企业Logo,员工名单后边是签名处，附上座位台号。

现场布置

1、主桌必须有台花，大小根据主桌大小来订，其他桌可放小一些的杯花。

2、椅背花，商务型会议基本以蓝色和紫色为主，也可以是深红色。

3、红地毯，这个必须有。

4、绿植，以喜庆为主，高端一些的也可以用蝴蝶兰等代替，避免玫瑰百合等婚庆色彩。

5、场地座位分布图：主桌在舞台前中央位置，主桌周围安排高管和特邀嘉宾，优秀员工，资深老员工，边缘位置安排现场工作人员、演员。

6、座位图对应台号，酒店宴会桌一般都会有卡台，中间可以嫁一页纸，这个可以自行按照尺寸制作座位号以及台号对应的名单。

7、签到台处：如果人多，桌子可长一些，设置嘉宾签到和员工签到，需要有台卡注明“签到处”，

8、节目单的制作：每个节目的负责人人手一份，领导台一份，场控和主持人都要有，力求精美可以找广告公司一起做，签到本和卡台也都一齐。

9、签到本的制作：对应上述5、6点制作签到本，嘉宾和员工签到的同时就清楚的知道自己的位置在哪。简单的话，可以买那种活页的签到本，将内页取下来只留封面，自行用铜版纸，或者硬质制作好，打印出来然后裁好尺寸，装订进签到本）签到本一打开，左侧是场地桌台分布图，右侧是签名处。

细节安排

1、现场工作组的分布：

①场控：用来催节目，把控全场环节，需要1-2个人。

②道具组：负责节目表演所用道具的布置，包括麦克风，耳麦，临时用具的准备。

③灯光音响组：负责背景音乐,背景画面，灯光，追光，音响，音效的调整。

④奖品组：负责搬运奖品到宴会厅，按照抽奖顺序整理好摆放先后顺序，兑奖，以及剩余奖品的撤场，需要提前联系车辆。

⑤迎宾组：分签到处和礼仪组，礼仪组用来迎宾和安排重要嘉宾入座，签到组安排1-2人即可，礼仪安排多个4-8人。

⑥礼仪小姐：礼仪还负责宴会时，带嘉宾以及领导上台，入座，给领导倒酒等工作。

⑦ 机动组：负责摆放水果，糖果，酒水饮料等安排。

⑧ 主持安排：如果是自己员工做最好，主持人不安排表演，主持稿应穿插企业介绍，嘉宾领导介绍，节目串词，嘉奖以及宴会串词，祝福与展望等元素。根据整场晚会安排来调整，需要配合节目时间调整整体进度。

⑨ 晚会流程分工表的制作：根据各个环节安排的时间节点，节目，工作组负责人职责，个人分工明细，为基本脉络，人手一份流程表、节目单。

 综上所述：还应有一份预算表由总策划者来筹办，费用明细包括：餐标，酒水饮料，场地费，鲜花水果糖果，现场布置费用，灯光音响拍摄人员费用，道具组用，奖品购买，文化墙制作费，车辆租用费用....等等。

现场安排

1、开场前准备工作：

 道具组、奖品组、现场布置、化妆师、迎宾签到组、灯光音响调配、对应相应的负责人落实进度，并随时报告给场控和主持。

2、开场入席

 场控人员把控晚会环节、入座率，水果糖果上台与撤离，上菜通知，演员定妆与到位。

3、主持人根据嘉宾领导到场状况，调整主持稿介绍领导嘉宾的致辞。

4、顺序可以是晚宴——评优——表演/抽奖/游戏；也可以是评优——表演/抽奖/游戏——晚宴。